Вернуться к списку

Бизнес-тревел по-русски и не только

  • 11

  • июня

    2017
По мнению большинства экспертов, в том, что касается бизнес-тревела, Россия до сих пор отстает от Запада. Основное отличие зарубежных компаний — высокий уровень стандартизации всех тревел-процессов. На что российским компаниям при организации деловых путешествий следовало бы сегодня обратить серьезное внимание, журналу «Административный директор» рассказала генеральный менеджер CITY TRAVEL Business Travel Юлия Мануйлова.

Безусловно, западные компании, присутствующие на нашем рынке, имплементируют свои стандарты и на российские подразделения. И начинают они этот процесс с написания и утверждения тревел-политики. В зарубежных компаниях, в отличие от большинства российских, тревел-политики имеют более четкую и детальную структуру: всегда тщательно прописаны «отельная программа», бронирование и покупка билетов и прочее. Так, если в городе, куда компания предполагает отправить сотрудника в командировку, существуют договоренности с тремя или четырьмя отелями, то сотрудник не выбирает отель самостоятельно, а руководствуется официальной инструкцией, в которой прописано, при какой ситуации он может выбрать тот или иной отель. Например, в тревел-политике одного из наших клиентов прописано следующее: «Отель «ХХХ» может быть предложен только в случае, если цель поездки — встреча с потенциальными кандидатами при проведении pre interview. Отель «YYY» может быть предложен только в случае, если цель поездки — участие в тренинге».

Эта же логика заложена и в процесс заказа билетов. Если в travel policy прописано правило о том, что поездка протяженностью пути менее 800 км должна быть осуществлена на поезде, система контроля не позволит приобрести билет на самолет. Если тревел-политика предполагает перелет по маршруту Москва — Новосибирск осуществлять только авиакомпанией «Аэрофлот» в классе бронирования «Н» с применением скидки по трехстороннему договору, а в случае отсутствия мест по классу «Н» бронирование осуществляется на рейс авиакомпании С7 в классе «М» также с применением скидки по трехстороннему договору, то сотрудник не имеет права воспользоваться чем-то иным. Во многих зарубежных компаниях существует система качества и учета тревел-политики (Quality Control and Ticketing), которая отследит бронирование, предложит лучшую цену и если не соблюдаются правила, пришлет заказчику предупреждение или аннуляцию заказа.

На мой взгляд, российские компании в последнее время все активнее начинают изучать данные вопросы, и в скором времени многие из них тоже придут к тому, чтобы все необходимые инструкции по деловым путешествиям прописывать в тревел-политике. Уже сегодня CITY TRAVEL Business Travel имеет ряд клиентов, которые просят включить алгоритм их тревел-политики в нашу систему онлайн-бронирования. Даже если они бронируют отели самостоятельно через SBT (SelfBookingTools), наша система попросит ввести цель поездки, прежде чем на экране появятся предложения по отелям в запрашиваемом городе. А если клиент работает с персональным менеджером, то наша внутренняя система управления заказами не позволит агенту предложить неверный вариант.

В свою очередь, схожесть российских и зарубежных клиентов состоит именно в том, что все хотят живого общения с менеджером тревел-агента. Однако российские заказчики все же уделяют этому повышенное внимание из-за большой вариативности запросов. За рубежом большинство процессов переведено в онлайн, и сотрудники самостоятельно решают все вопросы по командировкам.

То, что российские клиенты видят в Travel Management Company (ТМС) не только разработчика IT-решений, но и консультанта по бизнес-тревел-услугам, хотят чаще общаться с агентом, нас, безусловно, радует. Сегодня мы наблюдаем тенденцию, когда клиенты, выбирая профессиональную ТМС, стараются полностью доверить ей процесс организации поездок. На мой взгляд, это в большей степени связано с тем, что в России все еще достаточно много проблем возникает по вине конечных поставщиков услуг. Возьмем, к примеру, транспортные компании. Машины часто опаздывают и ломаются, а водители не могут организовать встречу с табличкой. Если в Москве и Санкт-Петербурге качество услуг более или менее приемлемо, а главное, можно оперативно сменить поставщика транспортных услуг, то в регионах это большая проблема. Например, в городе-миллионнике Самаре всего одна транспортная компания имеет приличный автопарк и приемлемый менеджмент качества. Учитывая это, мы в CITY TRAVEL разработали свою систему контроля над поставщиками транспорта. Она способна отслеживать все транспортные заказы и за два часа до времени подачи машины клиенту выводить предупреждающее сообщение менеджеру, чтобы тот проконтролировал готовность такси. Если машина готова к заказу, наша система автоматически отправляет клиенту СМС с подтверждением готовности транспортного средства.

На сегодняшний день практически не ощущается разницы и в закупочном процессе услуг ТМС между крупными зарубежными и российскими клиентами. Большинство уже имеют подробные заявки RFP (заявка на покупку), которые полностью регламентируют весь цикл. Плюс ко всему клиенты, как российские, так и иностранные, хотят получить достаточно большую отсрочку платежа. Единственное отличие, которое существует при закупках — иностранные клиенты достаточно часто просят предоставить Open book, чтобы проанализировать затраты и доходы агента. Российские компании редко запрашивают подобный документ.

Традиционно наиболее продвинутой страной в части бизнес-тревела считаются США. Особенно в том, что касается внедрения Self Booking Tools. К сожалению, Россия не всегда может конкурировать с ними и другими европейскими странами, в большей степени из-за того, что у нас свои особенности финансового и бухгалтерского учета. Кроме того, в США процент охвата рынка поставщиков, предлагающих реальный онлайн, остается на уровне 70%. Даже там не все поставщики, а особенно отели или транспортные компании в небольших городах, готовы предоставлять свой продукт онлайн-консолидаторам.

В России мы всеми силами стараемся автоматизировать как можно больше бизнес-процессов, в том числе и внутри компании, но реалии таковы, что штат сотрудников растет гораздо быстрее, чем хотелось бы. Тем не менее мы искренне надеемся, что в ближайшие год-два нам удастся доказать и убедить наших клиентов начать более активно заниматься автоматизацией совместных процессов, ведь деловые путешествия практически у всех крупных компаний занимают третью статью расходов после аренды и ФОТ. А документооборот по данной статье расходов огромен.

Смотрите также

  • 05.12.2016
    Бизнес-тревел по-русски и не только

    По мнению большинства экспертов, в том, что касается бизнес-тревела, Россия до сих пор отстает от Запада. Основное отличие зарубежных компаний

    Подробнее
  • 02.12.2016
    Нестабильная ситуация в экономике не сократит объемы деловых поездок по стране

    Об этом говорят данные статистики международной ассоциации бизнес-трэвел агентств GBTA....

    Подробнее
  • 11.05.2017
    Юлия Мануйлова, CityTravel: «Уверены в безопасности своих сотрудников в командировке?»

    По мнению большинства экспертов, в том, что касается бизнес-тревела, Россия до сих пор отстает от Запада. Основное отличие...

    Подробнее

Мы предложим и реализуем

Эффективные решения под любые Ваши задачи

Назначить встречу

«CITY TRAVEL» — бренд, который любят и ценят!

fancybox